EDI koppeling met Exact Online voor BOON

Situatie

"We kregen EDI orders en andere (PDF) orders via de mail binnen. Deze moesten handmatig in ons boekhoudprogramma gezet worden om daar vervolgens handmatig facturen voor te maken. Wanneer sales een analyse wilde draaien over verkoopgegevens moesten deze eerst door iemand uit een aantal bronnen bij elkaar gezocht worden. Dit alles was hartstikke tijdrovend en foutgevoelig. We waren daarom op zoek naar een partner die voor ons het hele proces via Exact Online (ons boekhoudprogramma) kon laten verlopen."

Samenwerking

"Van tevoren hadden we verwacht dat het project wat sneller afgerond zou zijn. Dit was echter niet aan Semso te wijten. Een aantal van onze partners hadden hun processen of systemen nog niet up-to-date, waardoor we hierop moesten wachten. Het was ook niet erg gunstig dat ieder van onze partners zelf ook weer met een integratiepartner of bureau werkt die dat soort werkzaamheden uitvoert. Veel betrokken partijen en schakels zorgt niet per se voor een vloeiend proces."

Resultaat

"Wij vinden dat het resultaat enorm prettig werkt! Wanneer zaken goed verlopen horen we de software niet. Wanneer er wel iets fout gaat krijgen we hier direct een melding van. Deze melding is 9 van de 10 keer zo concreet dat we deze zelf op kunnen lossen. Is die dat niet, schiet ik een ticket in of bel ik en wordt het snel opgelost."

"De ontwikkelde software scheelt ons ontzettend veel tijd, geld en fouten omdat we ons hele proces nu vanuit 1 plek (Exact Online) kunnen beheren. We hebben niet echt administratieve medewerkers, dus de gerelateerde werkzaamheden verdelen we over de beschikbare medewerkers. Dan kan er nog wel eens wat fout gaan. Door de software staat alles echter al goed ingevuld op de facturen en hoeven we alleen nog maar te controleren. Dat bespaart iedereen veel tijd, administratieve rompslomp en vermindert fouten tijdens de facturatie. Dat draagt ook bij aan onze professionaliteit!"

Een verbeterpunt of suggestie

"Het project en de samenwerking verliepen erg goed, niet veel op aan te merken! Wat wel mooi zou zijn is dat we eens in de zoveel tijd een statusupdate van het project ontvangen. Dan weten we waar we aan toe zijn en hebben we het idee dat progressie geboekt wordt. Nu moesten we om een update vragen, welke we vervolgens wel netjes en uitvoerig ontvingen. Dat is mijn enige suggestie!"

"Ik zou Semso zeker aanbevelen aan relaties! Ook voor ons is dit interessant. Wanneer onze partners Semso als integratiepartner hebben, verkort dat de lijntjes en kunnen we sneller met hen integreren. Wat ik ten slotte zo fijn vind aan Semso is de duidelijkheid waarmee ze technisch complexe vraagstukken uit weten te leggen en de reactiesnelheid waarmee gereageerd wordt."

Semso's conclusie

Dat BOON enorm geholpen is met onze software is waar we het voor doen en het is mooi om te horen dat ze tijd, geld en fouten bespaart! Daarnaast werd een punt geopperd die we niet vaak horen, maar welke wel degelijk een resultaat is van onze software: jouw organisatie professionaliseert. BOON verstuurt minder foutieve facturen. Dat is een stuk professioneler dan wanneer je dat wel doet!

Het feit dat het project wat vertraging opliep door het grote aantal betrokken partijen en tussenliggende schakels is ongunstig. In de toekomst willen we ons daarom nóg meer focussen op het behouden van de regie binnen projecten, waardoor kans op vertraging verkleind wordt.

We zijn trots op dit mooie project en blij met de vruchten die BOON nu weet te plukken van de software. Naast het mooie project hebben we ook nog eens een concrete suggestie die we kunnen gaan verwerken in onze projecten, zodat deze beter worden!

Contact

Mocht je naar aanleiding van deze case inhoudelijke vragen hebben? Neem dan even contact op met Niek onderaan deze pagina. Ben jij ook op zoek naar een koppeling die EDI berichtenverkeer integreert met jouw Exact Online omgeving? Dan heb jij geluk! We hebben sinds kort een standaard koppeling ontwikkeld die dit doet. Meer weten? Klik op onderstaande button.