5-sterren kassakoppeling voor De Librije

De situatie

"We waren recentelijk overgestapt van het boekhoudpakket Exact Globe naar Exact Online. In de tijd van Globe werden exports van het kassa- en hotelreserveringssysteem ieder nacht in onze boekhouding ingelezen. Dit bleek in Exact Online niet meer mogelijk op deze manier."

"Een tijd lang moesten we dagelijks met de hand Excel en CSV-bestanden inlezen. Doordat dit eentonig werk was bleef het liggen en daarbij was het foutgevoelig. We zochten naar een automatische oplossing. Er was een partij mee aan de slag gegaan, maar deze kreeg het niet voor elkaar. Toen werd ons Semso aanbevolen."

"Via een oud collega, waar Semso al wat succesvolle projecten voor gedraaid heeft, kreeg ik de aanbeveling om met ons vraagstuk eens naar Semso te stappen. Dit heb ik toen gedaan en de eerste indruk was direct goed!"

Over de samenwerking

"De bovengenoemde aanbeveling speelde hierin een rol. Daarnaast was het fijn dat Niek op het kennismakingsgesprek duidelijk aangaf wat mogelijk was en afgeronde projecten liet zien. Vervolgens kwam Niek met een duidelijk plan van aanpak met een huidige en toekomstige situatieschets. Dit werkte heel verhelderend en maakte het tastbaar voor ons. Op basis van dat plan schepten ze vertrouwen en leek Semso me een kundig bedrijf."

"Aanvankelijk was ik even benieuwd hoe het eigenaarschap van het project opgepakt zou worden door Semso, maar dit pakte hartstikke goed uit. Dit is dan ook meteen het punt wat ik zo fijn vond aan de samenwerking: wij kwamen met een vraagstuk naar Semso en zij pakten het technische totaalpakket op. Dit deden andere organisaties niet of niet in deze mate. Niek schakelde goed met de kassaleverancier en zorgde ervoor dat ik echt de opdrachtgever was en niet de bemiddelaar tussen technische partijen."

Het resultaat

"Het resultaat bevalt top! Dagelijks krijg ik een mailtje of de zaken goed zijn verlopen of niet. Mochten zaken fout zijn gegaan, zie ik ook direct waar het aan ligt en kan ik hier adequaat op acteren. Het is erg efficiënt om iedere dag even die melding te checken en daar direct iets mee te kunnen."

"Voor mij is het grootste voordeel dat de administratie op ieder moment van de dag up-to-date is. Voorheen werd dit handmatig gedaan, maar nu het geautomatiseerd is besparen we die tijd. En nogmaals: de dagelijkse melding met zaken die fout of goed gegaan zijn. Die is voor mij enorm belangrijk."

"Ook heb ik nu meer tijd over voor andere zaken. Voorheen moesten Excel en CSV-bestanden handmatig gecontroleerd en geïmporteerd worden. Er was kans op fouten en dit duurde gewoon even. Nu hoef ik enkel iedere dag even het mailtje door te nemen en waar nodig actie ondernemen. Dat is beduidend minder werk."

Een verbeterpunt of suggestie

"Ik zou Semso aanbevelen, omdat aan het begin heel duidelijk de situatie in kaart gebracht werd en duidelijk een toekomstbeeld geschetst werd. Hierdoor weet je waar je aan toe bent en wat je kan gaan verwachten. Er wordt ook niet onnodig ingewikkeld op de technologie ingegaan, maar alles wordt op begrijpelijke wijze toegelicht."

"Gedurende het project moest ik twee keer een app registreren bij Exact Online en deze inloggegevens doorgeven aan Semso. Hiervoor kreeg ik van Semso een handleiding, maar voor iemand die niet uit de technische branche komt was deze toch een beetje ingewikkeld. Als deze wat duidelijker was, had ik zonder opnieuw contact te zoeken met Semso het juist ingesteld en had dat wat tijd en moeite gescheeld. Voor de rest zijn we compleet tevreden!"

Semso's conclusie

Om te horen dat De Librije precies kreeg waar ze naar op zoek was is natuurlijk hartstikke mooi! De Librije bespaart tijd, fouten en daarmee geld. Dit komt doordat ze geen handmatig werk meer hoeft te verzetten om de transacties uit hun kassa- en hotelreserveringssysteem in hun boekhouding te krijgen.

Wat betreft de handleiding die niet helemaal duidelijk was: het toeval wil dat we hier hard mee bezig zijn. We willen video versies van al onze handleidingen gaan maken, zodat helemaal duidelijk is hoe het werkt. Daarnaast zijn we bezig om onze kennisbank pagina op website voorzien van korte audio segmentjes (podcasts). Voor de mensen die liever luisteren naar iemand die het hen uitlegt dan dat ze zelf een stuk tekst lezen. We breiden dit steeds uit, dus volg onze sociale media om hiervan op de hoogte te blijven!