Home /

EDI integratie


Wanneer je organisatie toeleverancier is van een of meerdere grote retailers, ontkom je er niet aan: EDI. De afkorting EDI staat voor Electronic Data Interchange. In de praktijk betekent dat niets anders dan het uitwisselen van bedrijfsdocumenten volgens een afgesproken standaard. De grote retailers zijn er dol op. Vaak hebben ze ontelbare toeleveranciers en is het uitwisselen van orders, pakbonnen, facturen en andere bedrijfsdocumenten alleen mogelijk wanneer dit met alle leveranciers op dezelfde manier gebeurt. Het is voor de retailers een enorme efficiëntieslag wanneer ze alleen nog maar via EDI hoeven te communiceren.

Door de positie van de retailers, kunnen ze hun leveranciers 'verplichten' om via EDI te communiceren. Als leverancier wil je graag leveren aan een grote partij en zit er niets anders op dan met EDI van start te gaan.

Aan de slag met een EDI-integratie? Lees dan snel verder. We leggen de mogelijkheden uit, maken de voordelen inzichtelijk en hebben voor je uitgerekend hoeveel tijd je kunt besparen!

Aan de slag met EDI

De eerste stap is in veel gevallen een EDI (web-) applicatie waar je het EDI berichtenverkeer mee afhandelt. Deze staat volledig los van je ERP pakket (bijvoorbeeld Exact Online). Je voldoet nu wel aan de eisen van de retailers, maar zit zelf wel met een dubbele administratie opgescheept. Alle binnenkomende orders moet je handmatig overzetten van de EDI applicatie naar je ERP pakket. Daarnaast moet je orderbevestigingen, pakbonnen en facturen ook weer handmatig in de EDI tool aanmaken wanneer dit moment daar is.

Bij een paar kleine orders per dag is dit nog wel te behappen. Wanneer het aantal of de omvang van de orders toeneemt, wordt het een ellendige klus. Onnodig veel handmatig werk, grote kans op fouten en een hoop ergernis. Niet alleen door invoerfouten, maar ook door de langere doorlooptijden. Zo kunnen er problemen met bijvoorbeeld voorraden ontstaan.

Doordat de pakbonnen en facturen handmatig overgezet en verstuurd moeten worden, duurt ook dit onnodig lang. Met als direct gevolg dat de betalingen ook langer op zich laten wachten. Kort samengevat frustreert het ontbreken van een integratie het volledige orderproces.

Een geïntegreerde omgeving

Wanneer je EDI berichtenverkeer en je ERP pakket volledig geïntegreerd zijn, worden berichten automatisch in je ERP pakket ingelezen. Vanuit je ERP pakket worden berichten automatisch verstuurd, als gevolg van een statuswijziging of andere bewerking. Hierdoor wordt in veel gevallen een aparte EDI applicatie helemaal overbodig.

Orders Wanneer er een EDI order binnenkomt, wordt deze automatisch in het ERP pakket als verkooporder geplaatst. In veel gevallen worden deze orders ’s nachts verstuurd. Hoe fijn zou het zijn dat, wanneer je ’s ochtends je ERP pakket opent, alle orders foutloos in je ERP pakket staan? Je kunt direct gaan order-picken!

Pakbonnen De retailers willen graag een bericht waarin beschreven staat wat je geleverd hebt: de pakbon. In EDI termen ook wel de DESADV (DESpatch ADVice) genoemd. Bij een goede integratie wordt deze automatisch aangemaakt en verstuurd op het moment dat jij in je ERP pakket een goederenlevering aanmaakt.

Facturen Voor jou is het versturen van de factuur natuurlijk het einddoel van het hele proces. Je wilt een foutloze factuur die zo snel mogelijk verstuurd wordt, zodat deze vervolgens ook snel voldaan kan worden. Dit kan, afhankelijk van de afspraken met je klant, automatisch wanneer je de levering hebt uitgevoerd. Wil je meer controle, dan kan dit uiteraard ook met een handmatige tussenstap. Maar wel vanuit je ERP, zodat je de factuur maar één keer hoeft aan te maken.

Long story short

Wanneer je nog niet met een geïntegreerde oplossing werkt, zul je de beschreven ergernissen en uitdagingen zeker herkennen. Wij hebben kort op een rijtje gezet, wat de voordelen voor jou en je klanten zijn

Betere cashflow Met een geïntegreerde oplossing word je sneller door je klanten betaald en ontvang je minder claims tegen je facturen. Dit komt onder andere door een veel kortere doorlooptijd, waardoor je sneller van order tot factuur komt.

Minder fouten Doordat de orders direct op de juiste manier worden ingelezen, verminder je het aantal "lost orders". Ook andere fouten die voortkomen uit de handmatige werkzaamheden worden geëlimineerd. Kortom, je verhoogt je DIFOT/OTIF* rating.

Je bespaart tijd Bij een optimale integratie wordt de tijd die je met een order bezig bent flink gereduceerd. Je kunt dus veel meer orders in dezelfde tijd verwerken, of je houdt gewoon meer tijd over voor andere zaken.

Een fijnere werkdag Al die efficiëntie en optimalisatie is natuurlijk fantastisch voor de bedrijfsresultaten. Maar misschien is het laatste voordeel wel net zo belangrijk: een fijnere werkdag. Het eindeloze klopwerk met bijbehorende ergernissen is verdwenen en je kunt volledig met je product of dienst aan de slag. Dat werkt toch heerlijk?

*DIFOT = Delivery In Full en On Time. OTIF = On Time In Full. Met andere woorden, hoe betrouwbaar en servicegericht ben jij als leverancier? Partijen met een hoge DIFOT/OTIF rating worden als een betrouwbare partner gezien om mee in zee te gaan.

De tijdsbesparing in getallen

Leuk die theorie natuurlijk, maar wij waren zelf wel erg benieuwd naar de concrete tijdswinst die wordt behaald. En we waren positief verrast. Getoond wordt het percentage van de tijd dat een fulltime medewerker op jaarbasis bezig is met de afhandeling van orders, pakbonnen en facturen.

Tijdsbesparing door een EDI-integratie

Aanpak

Een soepele overgang naar een geïntegreerde oplossing begint met een duidelijke offerte, zonder addertjes onder het gras. Wanneer je contact met ons opneemt, bekijken wij jouw vraagstuk kritisch, wat resulteert in een voorstel.

Bij akkoord gaan we vol enthousiastme aan de slag. We vallen jou niet lastig met allerlei technische zaken. Samen met alle betrokken partijen zorgen wij voor een soepele overgang, zodat jij en je handelspartners zorgeloos zaken kunnen blijven doen.

Ben jij klaar voor de toekomst?

Op deze vraag kun jij zelf het beste antwoord geven. Verwerk jij enkele kleine orders per week en blijft het hier de komende jaren bij? Dan is een integratie waarschijnlijk niets voor jou.

Blaak jij echter van de ambitie en verwacht je de komende jaren een flinke groei, of verwerk je nu al een groot aantal orders? Dan is een EDI integratie onontbeerlijk. Wij helpen je graag bij het verbeteren van je cashflow, verminderen van fouten en besparen van tijd!


Stel ons vrijblijvend je vraag

Alle velden zijn verplicht

© Copyright 2016-2018. Alle rechten voorbehouden.
Cookie melding

Om je beter en persoonlijker te helpen, gebruiken wij cookies en vergelijkbare technieken. Met de cookies volgen wij en derde partijen jouw internetgedrag binnen onze site. Hiermee tonen we advertenties op basis van jouw interesse en kun je informatie delen via social media. Privacy Verklaring |Cookiepagina

Weigeren Accepteren